كيف أتمتنا فوترة أحد عملائنا في 3 أسابيع
كانت شركة لوجستية تقضي يومين شهرياً في إنشاء الفواتير وإرسالها يدوياً. بنينا أتمتة تنجز الأمر في 4 دقائق.
Othman Kaddach
مؤسس، داكي
عميلنا يدير عملية لوجستية في الدار البيضاء. 40 إلى 60 عميلاً، فواتير شهرية، معدلات متغيرة لكل عميل، توليد PDF، إرسال بالبريد الإلكتروني، ثم تذكير قبل 7 أيام من تاريخ الاستحقاق.
يومان من العمل اليدوي كل شهر. باستمرار.
كيف كانت العملية القديمة
كان شخص ما يفتح جدول بيانات، يبحث عن أسعار كل عميل، يحسب الإجماليات، يفتح قالب Word، يملأه، يصدّره كـ PDF، يرفقه برسالة بريد إلكتروني، يرسله، ويسجّله في جدول آخر. يُكرر هذا خمسين مرة.
ما بنيناه
وصّلنا جدول Google Sheets الموجود بسير عمل Make.com:
1. في الأول من كل شهر، تسحب الأتمتة جميع العملاء النشطين
2. تحسب الإجماليات بناءً على بيانات الحجم
3. تولّد فاتورة PDF باستخدام قالب HTML
4. ترسل كل فاتورة عبر البريد الإلكتروني مع الموضوع الصحيح
5. تجدول تسلسل تذكير للفواتير غير المدفوعة
وقت البناء: 3 أسابيع، منها أسبوع للاختبار.
الأرقام
قبل: 16 ساعة من العمل اليدوي شهرياً.
بعد: 4 دقائق من المعالجة الآلية، مراجعة بشرية في 20 دقيقة.
الآن يقضون تلك الـ16 ساعة في عملهم الفعلي. تعمل الأتمتة منذ 6 أشهر دون فاتورة فائتة.
الدرس
أتمتة الفوترة ليست صعبة. الجزء الصعب هو عادةً إخراج البيانات بشكل نظيف بما يكفي للأتمتة. أمضينا معظم الوقت في تطبيع بنية جدول البيانات الموجود — وليس في الأتمتة نفسها.
لديك شيء يستحق البناء؟
نحن نبني برمجيات مخصصة وأتمتة للشركات التي تجاوزت الأدوات الجاهزة.
ابدأ مشروعاً